Emprendedorismo

Como organizar as operações da empresa?

Imagine uma empresa que vende produto incrível, porém, nos seus bastidores a bagunça rola à solta. Gastos desnecessários, departamentos desalinhados, equipe desmotivada, falta de monitoramento de produtividade.

A verdade é que muitos negócios não maximizam o seu potencial por falta ou falha de gestão. Pensando nisso, preparamos este artigo para te ajudar a organizar as operações da sua empresa. Quer saber mais sobre o tema? Continue a leitura.

Sinais de que sua empresa precisa de organização

No dia a dia das empresas, é comum que aconteçam erros em alguns processos e etapas, o que, nem sempre significa uma falha de gestão ou organização. Para facilitar esse momento, listamos aqui alguns sinais que indicam que a empresa precisa de ordem:

Despesas maiores que a receita;
Reuniões que iniciam e terminam sem objetivos claros ou definidos;
Conflitos frequentes entre os times de trabalho;
Alto número de reclamações e insatisfações dos clientes;
Alta taxa de turnover (rotatividade) dos colaboradores;
Descumprimento de prazos com as obrigações (e aqui incluímos os entregáveis para os clientes, como também os pagamentos para os funcionários);
Falta de monitoramento das ações tomadas;

Se identificou com dois ou mais itens? Não se desespere e confira no próximo tópico as nossas dicas para começar a colocar a casa em ordem.

Por onde começar a organizar a empresa?

Fazer a gestão de uma empresa é um processo que exige paciência e atenção, até porque envolve vários detalhes que são importantes para o bom funcionamento da companhia. Porém, inicialmente pode ser difícil identificar por onde começar.

Se esse é o seu caso, confira essas etapas:

1. Implemente uma gestão de processos

Você já ouviu falar de mapeamento de processos? Essa é uma técnica bastante utilizada para entender de forma clara e simples como ocorrem as operações de uma empresa.

Por meio de ilustrações e desenhos, a técnica identifica tanto atividades que agregam valor direto ao funcionamento, quanto às que não agregam. O principal objetivo é entender qual o atual estado da empresa, quais ações vêm sendo tomadas e se elas estão de acordo com os objetivos da organização.

Assim, os gestores poderão entender o que está ou não funcionando em relação às entradas, saídas e atividades relacionadas em cada operação, o que também facilita visualizar as demandas-chaves e prioridades da organização.

Uma boa gestão de processos inclui a padronização das tarefas e a revisão de processos, de forma a sempre fazer sentido e ser funcional para todos os envolvidos.

2. Monitore o departamento financeiro

Otimizar a rotina das áreas de toda a empresa é essencial para o desenrolar do planejamento atual dos negócios, principalmente dos setores que impactam diretamente toda a operação, como o departamento financeiro.

A gestão eficiente do controle financeiro envolve:

Acompanhar as contas a pagar e a receber;
Gestão do fluxo de caixa;
Levantar e vistoriar possíveis inadimplências;
Otimização do trabalho, com uso de ferramentas para produção de relatório, análise de dados, registros financeiros;
Gestão adequada de fornecedores, clientes e prazos;
Definição de gestão de riscos e medidas preventivas.

3. Incentive a comunicação

A comunicação é um elemento poderoso. Grandes marcas trabalham fortemente não só a comunicação com o público externo, como também com o público interno- afinal, as pessoas são os maiores ativos (e representantes) de uma empresa.

E desenvolver uma cultura organizacional que valorize a integração dos colaboradores e gestores vai muito além de alinhar as demandas das operações- ela deve incentivar a troca de experiências e aprendizados.

Pensar em novas estruturas de comunicação além de promover melhor entrosamento na relação empresa- trabalhadores, ajuda a alavancar a colaboração entre os times e, consequentemente, o desenvolvimento de um espaço de ideias inovadoras.

E inovar é um recurso que não se pode dispensar nos dias de hoje se o seu foco é ter vantagem competitiva, não é mesmo?

4. Organize o ambiente

O bom desempenho dos colaboradores está atrelado a organização do ambiente de trabalho. Não é à toa que há diversas técnicas conhecidas focadas nisso.

Uma das mais famosas é o 5S, modelo de gestão de qualidade empresarial desenvolvido no Japão que objetiva implementar os sensos de organização, limpeza, padronização, disciplina e utilização.

Por isso, dada a sua eficácia e falta de complexidade, o 5S pode ser realizado em diferentes tipos e níveis de empresas, como também ser aplicado na vida pessoal.

E detalhe: companhias que visam a certificação ISO 9001, adotam o 5S como um sistema de gestão. Vale a pena investir.

Benefícios de uma empresa organizada

Uma companhia bem estruturada traz vantagens de diversas formas, tais como:

Reduz o tempo para a execução das tarefas

Quando você organiza o seu negócio, fica mais fácil a realização das demandas, o que, consequentemente, otimiza o tempo em que elas ocorrem.

Assim, ao estabelecer padrões para a execução de processos, com toda certeza você não perderá mais tempo procurando aleatoriamente o contato de um fornecedor ou o contrato de um cliente.

Melhor e maior rendimento no trabalho

O conceito de produtividade vai muito além da questão das horas trabalhadas, tem mais a ver com a qualidade desse tempo trabalhado.

Isso significa que um time produtivo não é aquele que executa muitas tarefas fora do horário de trabalho, mas sim que tem a capacidade de executar as tarefas em menor tempo e com qualidade.

Organizar as operações traz eficácia para gestão das demandas, o que igualmente melhora o rendimento e agrega qualidade, já que os colaboradores não precisam se matar para finalizar suas tarefas.

Contribui para estabelecer metas

Sem organização é impossível pensar em um planejamento de metas e objetivos a médio e longo prazo. É só após colocar os pingos nos “is” que o gestor será capaz de entender o cenário em que ele está e mapear próximos passos que estejam dentro do que é alcançável.

Além disso, a organização contribui ainda que a companhia tenha consistência da forma que oferece seus produtos ou/e serviços ao longo do tempo.

Qualidade na entrega para os clientes

Por último e não menos importante, uma companhia com processos bem delimitados entrega qualidade elevada aos seus clientes, que sente isso no atendimento, na agilidade de trâmites burocráticos e na fluidez do contato com a marca, por exemplo.

Ou seja, além de beneficiar o fundamento da própria empresa, com a melhora das entregas há muito mais chances de retenção do cliente, o que reduz custos com novas contratações e aumenta o ticket médio.

Como você pode ver, pensar em todos os processos não é um trabalho fácil, mas necessário se você almeja o sucesso da sua organização. Então, mãos à obra e conte com a Takt para organizar a sua estratégia de marketing digital da sua empresa.